Vamos gerir melhor o tempo? Aqui ficam 4 dicas!

No mundo profissional de hoje em dia, nada é mais ‘sagrado’ do que o tempo. Quantas vezes não nos queixamos de que os minutos, horas e dias ao nosso dispor não chegam para os objetivos ou tarefas que temos em mãos?

A máxima “tempo é dinheiro” pode até ter sido popularizada há algumas décadas, mas as tecnologias digitais – com a sua promessa de acelerar processos e limitar barreiras – fazem do atual mercado de trabalho um universo cada vez mais volátil e exigente.

É nesse contexto que as empresas e Recursos Humanos procuram estratégias que lhes permitam lidar com a incansável torrente de objetivos, desafios e necessidades a atender.  Assim, entre as características do bom profissional, passámos a incluir a boa gestão do tempo.

E não é por acaso que publicações de referência, como a Forbes e a Entrepreneur, publicam ocasionalmente artigos dedicados a este tema. Rentabilizar o tempo tornou-se um desafio que atravessa os mais diversos setores de atividade e culturas organizacionais.

Mas como poderemos ser bem-sucedidos? A pensar na produtividade de todo o tipo de profissionais, apresentamos alguns conselhos.

 1) Saber definir prioridades

Num mundo perfeito, conseguiríamos realizar todas as tarefas (e mais algumas) com uma performance excelente, deixando clientes, parceiros, colegas e superiores hierárquicos completamente impressionados com o nosso desempenho.

Na vida real, todavia, somos obrigados a tomar decisões e a hierarquizar objetivos. Nesse sentido, a etapa mais importante para uma melhor gestão do tempo passa por fazermos um esforço diário para esquematizar todas as atividades que temos em mãos.

Uma vez definido este passo, há que ordenar as tarefas em função da sua urgência e do tempo que haverão de exigir. Assim, mesmo que nem consigamos concretizar tudo o que estava no plano, saberemos que respondemos aos itens mais importantes, concluindo um dia produtivo.

2) Conhecer e respeitar o nosso próprio ritmo

Um aspeto importante a reter sobre o mercado de trabalho é que não somos todos iguais. À margem de eventuais talentos, competências ou interesses pessoais e profissionais, existe outra coisa que nos diferencia: o ritmo de trabalho.

Idealmente, os níveis de produtividade deveriam ser constantes, mas a verdade é que o nosso desempenho contém ‘picos’. Por isso mesmo, é extremamente útil identificá-los e compreender em que horas e momentos do dia somos mais eficientes do que o habitual.

Afinal, não faz sentido delegar as tarefas mais exigentes para os intervalos de tempo em que nos conseguimos concentrar sem dificuldade, permanecendo em fluxo? Este conhecimento de causa é essencial para o sucesso com que estabelecemos as nossas prioridades.

3) Saber parar também é essencial para a produtividade

Ao contrário dos autómatos, as pessoas têm sentimentos, emoções, expectativas e – tal como já vimos – um ritmo próprio. Como tal, até o mais talentoso e produtivo dos profissionais precisa de fazer uma pausa, após um período de intensa concentração.

Fazer pausas que permitam estimular o corpo, respirar ar puro e repousar a mente têm efeitos benéficos para o resto do dia. Mas também a capacidade de recusar novas tarefas é importante quando a lista de objetivos já vai longa e as metas deixam de ser exequíveis.

Em suma, conhecer o nosso ritmo, respeitar as necessidades intrínsecas e saber conciliá-las com as exigências do mundo profissional é a chave para uma jornada de trabalho eficiente, gratificante e livre de perigos como o burnout.

4) Antecipar e dominar, sempre que possível, o imprevisto

Todos temos a capacidade de estabelecer um plano. Segui-lo à risca pode, no entanto, transformar-se numa ação hercúlea – não apenas porque exige elevadas doses de autodisciplina, mas também porque os imprevistos são inevitáveis.

Quantas vezes não somos diariamente interrompidos por emails, telefonemas, pedidos de reunião e – inclusivamente – por tarefas de última hora que precisam de ser concretizadas? É neste contexto que distinguir o urgente do acessório se torna fulcral.

Nesse sentido, desligar as notificações e as aplicações de contacto durante uma ou duas horas (aquelas que, para nós, sejam as mais produtivas) reduz a tentação de nos distrairmos com questões que, embora repentinas, podem não ser tão relevantes como a nossa mente, à primeira vista, julga.

Depois de tudo isto, não restam dúvidas: a gestão de tempo é uma das competências mais importantes no mundo profissional. Felizmente, com a Academia GROW pode adquirir estas e outras soft skills, em regime de e-learning ou live training.

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