Se antes era um sonho, agora transformou-se no ‘novo normal’. Falamos das reuniões, conferências e programas de formação em que participamos a partir de casa ou local de trabalho, reunindo pessoas de diferentes cidades, países e continentes.
Como todas as tecnologias, as reuniões à distância trazem enormes benefícios que não precisamos de voltar a lembrar: flexibilidade de horários, maior conforto, anulação de distâncias físicas, poupança de custos e rentabilização do tempo.
Mas algo que o cenário de pandemia COVID-19 deixou claro é que a capacidade de conversar, negociar ou aprender por videoconferência também exige procedimentos e cuidados!
Planear é a palavra-chave
O principal fator que pode determinar o sucesso de qualquer reunião à distância é precisamente o mesmo que faria a diferença num contexto presencial: o planeamento.
Acima de tudo, é importante que o ambiente mais ‘descontraído’ que associamos a uma zoom call não nos leve a negligenciar o pragmatismo. Na ausência de sinais não-verbais que nos permitam interpretar o outro, apostar numa comunicação direta e bem estruturada é fulcral.
Aqui ficam alguns conselhos para planear as suas reuniões à distância:
- Definir claramente os propósitos da sessão e organizá-los por tópicos;
- Partilhar, antecipadamente, eventuais documentos que ajudem os ouvintes a segui-lo;
- Procurar conhecer algo dos nossos interlocutores (personalidade, expectativas…);
- Definir o fundo em que vai ser filmado: de preferência sóbrio e sem ruído;
- Testar, com antecedência, a webcam, o microfone e a conexão Wi-Fi;
- Descontrair um pouco, fazer alongamentos e beber água antes de começar a reunião.
E durante a videoconferência?
Se a preparação é a mãe de qualquer sucesso, convém lembrar que há comportamentos a que devemos atentar também durante a reunião. O facto de não termos os nossos interlocutores numa situação ‘cara a cara’ exige um esforço adicional para manter o ritmo e para que ninguém se distraia.
Seguem algumas ideias a ter em conta:
- Manter uma postura cuidada, que demonstre atenção pelo que está a ser dito;
- Não se deixe condicionar pela sensação de ser observado – é algo comum a todos;
- Minimize o acesso a distrações (como o telemóvel e demais notificações);
- Não ler e-mails durante a intervenção de alguém, pois perderá o foco;
- Sendo um ambiente rico em (possíveis) distrações, ser direto e prático é essencial;
- Olhar para a câmara quando fala aumentará a sua concentração e a confiança.
Esperamos que estes conselhos possam fazer a diferença!
Na Academia GROW, o que mais queremos é ajudá-lo a alcançar o maior sucesso nesta época de desafios e imprevistos. Temos, inclusivamente, um curso de Condução de Reuniões à Distância à sua espera!
Contacte-nos e não perca as nossas propostas de formação profissional!