Empresas: 7 passos para um bom Plano de Formação

Qualquer empresário que ambicione o sucesso – ou apenas manter-se à tona num mercado cada vez mais competitivo – sabe que uma das dimensões que jamais poderá descurar é a Formação Profissional dos seus colaboradores.

Dizemos isto não só por causa do mínimo de 40 horas de formação anual que cada organização deve (à luz do Código de Trabalho) proporcionar aos seus colaboradores, mas também porque dificilmente a inovação e o crescimento se concretizam num ambiente que não valoriza a atualização de competências, processos e tecnologias.

Mas como é que se idealiza, define e concretiza um bom plano de Formação Profissional? E como ter a certeza de que este ativo vai ser efetivamente aproveitado pelos colaboradores, tendo em vista o progresso da empresa?

Acima de tudo, e tal como os grandes investimentos, a aposta neste recurso deve ser feita de forma ponderada, racional e tendo por base uma série de passos ou questões. Prepare, por isso, o bloco de notas digital e siga-nos nesta viagem!

1) Queremos formação. Mas para quê e porquê?

A pergunta de partida que vai definir todo o plano consiste, muito simplesmente, em compreender quais as necessidades que existem no seio da empresa. Afinal, é precisamente a essas lacunas que a Formação Profissional deverá atender.

Importa, por isso mesmo, que se comece por fazer um diagnóstico junto de todas as áreas/departamentos de uma organização, para que cada uma possa definir que qualificações, melhorias ou investimentos são prioritários para o reforço da sua produtividade.

Com base nesse levantamento, definem-se que áreas de formação profissional poderão merecer um investimento mais urgente ou que, pelo menos, sejam concordantes com as evoluções que se esperam da empresa.

2) Como organizar as ideias e planear a Formação?

Uma vez feito o relatório das necessidades de cada departamento, chega a altura de o responsável pelo plano de Formação (por norma, um elemento afeto à área de Recursos Humanos) estabelecer as linhas-mestras do futuro programa de qualificação.

O fator mais importante a ter em conta nesta fase do processo é a certeza de que o plano em questão possa realmente atender às principais dificuldades ou limitações que a empresa manifesta. Sabendo que cada organização dispõe de uma combinação única de cultura, capital humano e recursos próprios, é essencial levar em conta esta singularidade.

Nesse sentido, nenhum plano fica fechado sem responder ao seguinte:

• Quais as principais necessidades que temos?
• Que objetivos pretendemos atingir com a Formação?
• Que conteúdos terão de ser abordados?
• Quantos pessoas deverão frequentar o Plano?
• Quais os meios e equipamentos necessários?
• Quanto tempo irá durar a Formação?
• Quais serão os custos associados a todo este Plano de Formação

3) Como se deve calendarizar a Formação?

Não há, a este respeito, uma resposta definitiva. Para se esquematizar um projeto de qualificação profissional que seja motivador e traga dividendos, é importante atender à sensibilidade de todos os elementos, bem como à dos eventuais formadores.

Mais, todavia, do que definir apenas o horário das ações de Formação, é necessário compreender até que ponto será preferível desenvolver sessões curtas (embora mais prolongadas no tempo) ou intensivas (com um maior número de horas num menor intervalo de semanas ou meses).

Na medida em que pode variar imenso, consoante o setor e o ritmo de trabalho das organizações, esta é uma etapa essencial para o sucesso do programa de Formação Profissional. Apenas os elementos da empresa poderão compreender quais os melhores timings (por exemplo: longe de picos de produção) para concretizar o plano.

4) Quais os principais encargos que a Formação pode implicar?

Indissociável de qualquer processo de planeamento está o cálculo dos encargos que todo e qualquer investimento exige. No que diz respeito aos programas de Formação Profissional, existe uma série de tópicos que jamais poderão ser esquecidos:

• Qual a remuneração dos formadores?
• Existirão despesas com a deslocação?
• Que valor teremos de dar pelo uso de uma sala/instalações para a formação?
• Haverá outros encargos associados ao decorrer da ação formativa?
• Quais os custos de oportunidade, em caso de desistência ou substituição de colaboradores?

Antes de concretizar qualquer projeto de qualificação dos seus membros, é importante que as empresas possam avaliar – junto de eventuais entidades formadoras – a possibilidade de o Plano de Formação ser elegível para Programas de apoio ao financiamento.

Seja como for, e no momento de comparar preços, procure concentrar-se no serviço que melhor responda às necessidades que foram diagnosticadas na fase de planeamento.

5) A que tipo de entidades ou profissionais devo recorrer?

Se a empresa não tiver, no seio da sua estrutura, acesso aos recursos humanos e/ou materiais necessários para a realização de Formação interna, então será preciso recorrer a uma entidade externa. Mas existindo tanta oferta no mercado, como descobrir a quem recorrer?

A principal recomendação é muito simples: aposte na qualidade. Exemplo disso são as entidades formadoras certificadas pela Direção Geral do Emprego e das Relações do Trabalho (DGERT), das quais se exigem elevados critérios de credibilidade, responsabilidade e idoneidade.

Por outro lado, é à certificação do IEFP ou ao currículo profissional que deverá prestar especial atenção, no caso de recorrer a formadores individuais. Avalie a possibilidade de ser este profissional a deslocar-se às instalações da empresa, se o número de formandos o justificar.

6) A Formação tem de ser obrigatoriamente presencial?

Um aspeto que o cenário de pandemia COVID-19 ajudou a desenvolver foi a tendência para a dinamização de reuniões, conferências e seminários à distância. Claro está que a organização de ações de formação nunca poderia ficar alheia a este novo paradigma.

Por isso mesmo, quando se planeia a concretização de um plano formativo, é importante equacionar – caso o setor de atividade ou a natureza das aprendizagens o permita – as mais-valias (sanitárias, económicas, logísticas e de agenda) do usufruto deste serviço à distância.

Em alternativa ao sistema presencial, existe a modalidade de e-learning (em que a formação profissional se desenvolve através de uma plataforma online que permite a autoaprendizagem ao ritmo de cada um) ou live streaming (a transmissão de uma ação de formação em tempo real).

7) Tudo preparado para a Formação?

Uma vez definidos todos os pontos anteriores, os seus colaboradores estarão preparados para aproveitar ao máximo os dividendos deste importante processo de qualificação, adaptação e atualização das práticas empresariais.

Falta apenas uma etapa: garantir que os diferentes responsáveis de cada departamento estabeleçam as datas mais estratégicas para o funcionamento da Formação, as quais serão – naturalmente – comunicadas aos colaboradores.

A Academia GROW dispõe do know-how, do corpo de formadores e das certificações da DGERT indispensáveis para o desenvolvimento de Programas de Formação apostados na qualidade e na resposta às necessidades de cada formando ou empresa.

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