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Agora que o teletrabalho é uma realidade obrigatória nas mais diversas profissões e empresas, são precisos esforços extra para manter a produtividade das equipas e assegurar que a boa comunicação permanece, apesar das distâncias.

Felizmente, existem hoje inúmeros softwares para videoconferência, com um aspeto em comum: a facilidade de utilização. Ainda assim, isso não significa que toda e qualquer reunião de trabalho se torne automaticamente produtiva.

Bem pelo contrário! A tecnologia que em poucos segundos consegue unir equipas, colaboradores e chefias é a mesma que nos pode frustrar a todos, quando à distância física se acrescenta a dessincronização de ideias, predisposições e expectativas.

Como dar a volta aos constrangimentos e garantir que as reuniões de trabalho possam ser úteis e motivadoras? Hoje lembramos alguns conselhos!

1) Planear e organizar são bons pontos de partida

É essencial que cada reunião convocada digitalmente se faça acompanhar de um plano de ações bem definido e claro para todos. Estabelecer de antemão os tópicos a abordar permitirá que os colaboradores sintam a responsabilidade de se prepararem devidamente para a videoconferência.

Uma prática útil para reforçar a pertinência da reunião será o envio de um e-mail no começo do próprio dia ou, se possível, com uma antecedência um pouco maior. Desta forma, voltará a despertar o foco da equipa para a importância da videoconferência em agenda, permitindo que cada elemento planeie a sua intervenção.

2) Ter em atenção o número de participantes

Empresas que valorizam o trabalho em equipa e a comunicação entre diversos departamentos poderão sentir uma grande predisposição para agendar videoconferências com um número elevado de participantes, acreditando na mais-valia de ter todo o coletivo a trocar inputs.

No entanto, num ambiente eletronicamente mediado em que os objetivos individuais e as dinâmicas se autonomizam mais, até que ponto todos poderão ser produtivos numa reunião de âmbito demasiado amplo? Como evitar momentos ‘mortos’ em que a tentação para o multitasking se torna irresistível para alguns elementos?

O ideal será organizar videoconferências de curta duração e com um menor número de participantes. Deste modo, as partes envolvidas podem concentrar-se mais rápida e facilmente nos desafios que têm em mãos. Aplica-se a máxima de que menos é mais!

3) Garantir que todos os presentes se sentem envolvidos

Em sintonia com o tópico anterior, é essencial que quem orienta as reuniões compreenda que as pessoas poderão assumir dinâmicas diferentes: se algumas falam regularmente com entusiasmo e confiança, outras tenderão a assumir um papel mais secundário e silencioso.

Uma boa sugestão para impedir que alguns elementos desliguem mentalmente da reunião ou se sintam menos relevantes passa por endereçar-lhes perguntas específicas, a fim de que possam expressar opiniões ou ideias, sem o receio de interrupções de raciocínio.

4) Saber quando e como intervir

Numa reunião à distância podem surgir ‘obstáculos’ inesperados: situações em que mais do que uma pessoa fala em simultâneo. Esta vontade de interagir pode dar azo a múltiplos ‘atropelos’ de ideias, especialmente quando as pistas não-verbais são menos abundantes.

Uma estratégia eficiente para assegurar que as mensagens mais importantes passam para o outro lado é a utilização de outras ferramentas interativas, como as funcionalidades de chat: deixar umas linhas escritas com uma mensagem importante pode reorientar toda uma conversa.

5) Fazer um resumo da reunião no final

Da mesma forma que se devem deixar bem claros os propósitos e expectativas antes do arranque de qualquer reunião, é igualmente importante que se repitam, no final, as conclusões gerais que foram alcançadas.

Uma tarefa igualmente útil será o envio, pouco tempo após a videoconferência, de um e-mail em que se relembram os pontos altos, bem como as tarefas ou objetivos que ficaram definidos para cada um dos elementos envolvidos.

 

A Academia GROW dispõe de vários programas de formação (em live training ou e-learning) dedicados a temas relevantes para o teletrabalho, como – por exemplo – a condução de reuniões à distância, à inteligência emocional e à gestão de conflitos em equipa.

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