Numa altura em que o mercado surge mais imprevisível e exigente, compete às empresas manter o foco numa estratégia coerente, que lhes permita subsistir, ultrapassar limitações, crescer e melhorar de forma contínua.

Mas para que gestores, colaboradores e empresas possam evoluir nos seus procedimentos, é preciso mais do que boa vontade e motivação. Igualmente indispensável será a aplicação de uma metodologia que permita estabelecer metas e avaliar resultados.

Relevante para esse objetivo são abordagens como a do Ciclo PDCA. Aclamado internacionalmente ao longo de várias décadas, trata-se de um conceito dividido em quatro fases, que operam numa lógica de interdependência.

Planear, Fazer, Verificar e Agir

Plan, Do, Check e Act são as quatro palavras deste método cíclico, que visa a melhoria de processos e o controlo de qualidade no desenvolvimento de produtos e serviços. Mas para o sucesso a longo prazo, é preciso compreender como essas fases interagem.

A primeira etapa é o Planeamento. É nesse contexto que se estuda o problema ou elemento que carece de melhorias e se definem estratégias para alcançar os objetivos pretendidos. Desenvolve-se, para isso, um Plano, cujos contornos devem ficar claros para todos.

Num segundo momento, chegamos à Execução. Tal como o nome sugere, é neste contexto que se dinamizam as ações que estavam planeadas, com o intuito de atender aos problemas anteriormente identificados.

Posto isto, é na fase de Verificação que se analisa o desempenho da etapa anterior, comparando as expectativas com os resultados alcançados. Fazendo uso de indicadores específicos, é possível compreender em que medida os objetivos foram cumpridos ou não.

Por fim, chega o momento de concretizar uma Ação. Por norma, quando os resultados são positivos, tal significa que o novo processo é integrado no funcionamento da organização. Já no caso de os objetivos terem fracassado, esta é a etapa em que se define o recomeço das ações.

Rumo à melhoria contínua

O PDCA é uma filosofia de gestão que pressupõe um processo de melhoria contínua, significando isto que a identificação de problemas, a colocação em prática de estratégias para os ultrapassar e a posterior verificação operam numa lógica cíclica.

Essa é também a metodologia que vemos aplicada na implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade, como aqueles que se associam à norma ISO 9001.

Se procura obter mais conhecimento nesta área, saiba que a Academia GROW desenvolve cursos dedicados à Qualidade e à sensibilização para a Melhoria Contínua! Dispomos também de Formação Modular Financiada nesta matéria.

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Empresas

Agora que o teletrabalho é uma realidade obrigatória nas mais diversas profissões e empresas, são precisos esforços extra para manter a produtividade das equipas e assegurar que a boa comunicação permanece, apesar das distâncias.

Felizmente, existem hoje inúmeros softwares para videoconferência, com um aspeto em comum: a facilidade de utilização. Ainda assim, isso não significa que toda e qualquer reunião de trabalho se torne automaticamente produtiva.

Bem pelo contrário! A tecnologia que em poucos segundos consegue unir equipas, colaboradores e chefias é a mesma que nos pode frustrar a todos, quando à distância física se acrescenta a dessincronização de ideias, predisposições e expectativas.

Como dar a volta aos constrangimentos e garantir que as reuniões de trabalho possam ser úteis e motivadoras? Hoje lembramos alguns conselhos!

1) Planear e organizar são bons pontos de partida

É essencial que cada reunião convocada digitalmente se faça acompanhar de um plano de ações bem definido e claro para todos. Estabelecer de antemão os tópicos a abordar permitirá que os colaboradores sintam a responsabilidade de se prepararem devidamente para a videoconferência.

Uma prática útil para reforçar a pertinência da reunião será o envio de um e-mail no começo do próprio dia ou, se possível, com uma antecedência um pouco maior. Desta forma, voltará a despertar o foco da equipa para a importância da videoconferência em agenda, permitindo que cada elemento planeie a sua intervenção.

2) Ter em atenção o número de participantes

Empresas que valorizam o trabalho em equipa e a comunicação entre diversos departamentos poderão sentir uma grande predisposição para agendar videoconferências com um número elevado de participantes, acreditando na mais-valia de ter todo o coletivo a trocar inputs.

No entanto, num ambiente eletronicamente mediado em que os objetivos individuais e as dinâmicas se autonomizam mais, até que ponto todos poderão ser produtivos numa reunião de âmbito demasiado amplo? Como evitar momentos ‘mortos’ em que a tentação para o multitasking se torna irresistível para alguns elementos?

O ideal será organizar videoconferências de curta duração e com um menor número de participantes. Deste modo, as partes envolvidas podem concentrar-se mais rápida e facilmente nos desafios que têm em mãos. Aplica-se a máxima de que menos é mais!

3) Garantir que todos os presentes se sentem envolvidos

Em sintonia com o tópico anterior, é essencial que quem orienta as reuniões compreenda que as pessoas poderão assumir dinâmicas diferentes: se algumas falam regularmente com entusiasmo e confiança, outras tenderão a assumir um papel mais secundário e silencioso.

Uma boa sugestão para impedir que alguns elementos desliguem mentalmente da reunião ou se sintam menos relevantes passa por endereçar-lhes perguntas específicas, a fim de que possam expressar opiniões ou ideias, sem o receio de interrupções de raciocínio.

4) Saber quando e como intervir

Numa reunião à distância podem surgir ‘obstáculos’ inesperados: situações em que mais do que uma pessoa fala em simultâneo. Esta vontade de interagir pode dar azo a múltiplos ‘atropelos’ de ideias, especialmente quando as pistas não-verbais são menos abundantes.

Uma estratégia eficiente para assegurar que as mensagens mais importantes passam para o outro lado é a utilização de outras ferramentas interativas, como as funcionalidades de chat: deixar umas linhas escritas com uma mensagem importante pode reorientar toda uma conversa.

5) Fazer um resumo da reunião no final

Da mesma forma que se devem deixar bem claros os propósitos e expectativas antes do arranque de qualquer reunião, é igualmente importante que se repitam, no final, as conclusões gerais que foram alcançadas.

Uma tarefa igualmente útil será o envio, pouco tempo após a videoconferência, de um e-mail em que se relembram os pontos altos, bem como as tarefas ou objetivos que ficaram definidos para cada um dos elementos envolvidos.

A Academia GROW dispõe de vários programas de formação (em live training ou e-learning) dedicados a temas relevantes para o teletrabalho, como – por exemplo – a condução de reuniões à distância, à inteligência emocional e à gestão de conflitos em equipa.

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Empresas

De mudanças e objetivos se faz o nosso mundo. E claro que o sucesso é aquilo que os nossos Projetos visam alcançar. No entanto, nem só de boas intenções e de grandes ideias se fazem os processos que revolucionam o modo como funcionamos.

Acima de tudo, é preciso que o Projeto saia do papel e, uma vez em contacto com o mundo real, revele uma consistência tão firme quanto o entusiasmo que o viu nascer. Mas o segredo para a sua concretização vai muito além do simples planeamento.

Bem pelo contrário: para o sucesso de qualquer Projeto é essencial não cometer erros também nas fases de execução, de medição e controlo ou – claro está – na etapa de encerramento. Significa isto que o processo é contínuo, rumo ao melhor resultado possível.

Mas a forma como se idealizam, concretizam e concluem os Projetos mudou ao longo do tempo. E um bom Gestor tem, naturalmente, de estar a par das novas abordagens e possibilidades. Vamos a isso?

O Manifesto Agile

O nome deixa logo uma promessa: o processo vai ser ágil. E foi precisamente com esse intuito que um coletivo de software developers se reuniu, em 2001, para lançar as sementes daquilo que se transformaria no famoso manifesto Agile.

Trata-se de um conjunto de boas práticas e de linhas orientadoras que, desde então, revolucionaram não só o desenvolvimento de software, mas também o modo como Gestores de Projeto afetos a diferentes áreas passaram a conceber as suas metodologias.

Mas qual o foco deste mindset? Eis alguns exemplos:

• Contacto diário entre o cliente e os responsáveis pelo Projeto;
• Ênfase na satisfação do cliente e não na ‘rigidez’ do processo;
• Abertura a possíveis alterações, mesmo numa fase tardia do Projeto;
• Valorização do trabalho em equipa e da partilha de inputs;
• Foco em proporcionar valor acrescentado.

A metodologia Scrum

Duas décadas depois de ter sido divulgado ao mundo, o manifesto Agile continua a ser valorizado por empresas à procura da inovação, da qualidade e da diferenciação. Existem, no entanto, diversos métodos que permitem concretizar os preceitos deste mindset.

Hoje focamo-nos num dos seus frameworks mais aclamados: o Scrum. E não, não se trata de um mecanismo adotado apenas por empresas de software. Bem pelo contrário: importa lembrar que os seus princípios funcionam em diferentes setores empresariais!

Aqui ficam algumas características desta metodologia:

• Organização do Projeto em ciclos de desenvolvimento (Sprints);
• Definição das prioridades para cada etapa do processo (Sprint Planning Meeting);
• Priorização dos itens a implementar em cada fase (Product Backlog);
• Reunião de fim de ciclo, para preparação do seguinte (Sprint Retrospetive);
• Realização de reuniões diárias para avaliar dificuldades e soluções (Daily Scrums).

O dinamismo, a transparência, a adaptabilidade e a ênfase na comunicação são alguns dos aspetos que melhor caracterizam a metodologia Scrum, rica em momentos de autoanálise e de oportunidades para a melhoria contínua.

Disposta a ajudar os empresários a alcançar o sucesso, a Academia GROW dinamiza cursos em áreas como a Gestão de Projetos, o mindset Agile ou a metodologia Scrum.

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Empresas

Agora que o país regressa ao Confinamento geral, chega o momento de empresários e colaboradores se readaptarem a novas regras de restrição à circulação, com naturais consequências para a nossa vida pessoal e profissional. Sim, o teletrabalho – para aqueles que, entretanto, o abandonaram – voltou! Diluir a fronteira entre casa e trabalho? Estar longe dos colegas de equipa ou projeto? Reuniões eletronicamente mediadas? Pois claro.

Ao longo de 2020, todos tivemos de aprender a funcionar neste regime. E, segundo um estudo da consultora McKinsey & Company, são cada vez mais as empresas europeias que optaram por fazer do remote work uma filosofia definitiva. Qual a razão?

Talvez porque os mitos que tanto se associavam ao teletrabalho – a suposta falta de produtividade, a incapacidade de concretizar objetivos, a ausência de comunicação eficiente – não encontraram eco na realidade, à medida que as empresas aprenderam a prosperar neste formato.

Ainda assim, nada como aproveitar o momento que atravessamos para lembrar alguns conselhos a levar em consideração, a fim de garantir que os próximos dias em teletrabalho sejam tão eficientes quanto o pretendido!

1. Como em tudo, é importante definir objetivos

Num ambiente em que estamos fisicamente afastados dos nossos colegas de equipa, e em que a partilha espontânea de inputs se torna menos imediata e mais artificial, é à nossa capacidade de auto-organização que convém pedir esforços.

Dito de outra forma, é essencial que no arranque de cada dia (ou, quem sabe, na conclusão do anterior) se estabeleçam os objetivos mais importantes a alcançar ao longo das próximas horas. Falamos – claro está – de metas concretas, que possam ser quantificáveis e fáceis de aferir.

Trata-se de uma estratégia simples, embora extremamente importante, de avaliar a nossa própria produtividade e rendimento numa conjuntura que tudo parece distante, remoto e pouco tangível.

2. Trabalhar com o tempo, e não contra ele

À medida que voltamos a ligar os computadores a partir de casa, perdemos o ritual diário de nos deslocarmos até ao local de trabalho, num gesto da rotina que nos preparava, mentalmente, para os desafios que se seguiriam.

Por esse motivo, e em consonância com a necessidade de definirmos objetivos claros para que possamos manter o foco na produtividade, é igualmente essencial que aprendamos a gerir, da melhor forma possível, o tempo que temos em mãos.

Num artigo em que pediu a opinião de vários especialistas das Tecnologias de Informação, o The Enterprisers Project lembra a importância de, por exemplo, desativar todo o tipo de notificações (inclusive, as que se relacionam com trabalho) nos períodos do dia em que nos sentimos mais produtivos.

Naturalmente, isto quer dizer que haverá também momentos estratégicos ao longo do dia para fazer a leitura e análise dos e-mails, alertas e tentativas de contacto que ficaram temporariamente colocados em segundo plano.

3. O sedentarismo é inimigo da perfeição

Sabemos – como é óbvio – que a perfeição não existe. Mas o bom rendimento ao longo da jornada laboral não dispensa o recurso a pausas estratégicas, seja para mover o corpo e fazer um pouco de exercício, seja para comer algo nutritivo ou, em último caso, para sentir um pouco de ar fresco.

De outra forma, será impossível preservar os níveis de concentração e eficiência que tanto ambicionamos. Por outro lado, é essencial não permitir que a diluição das fronteiras entre a vida profissional e doméstica nos conduza a possíveis cenários de burnout.

Estabelecer objetivos e delinear timings ajuda a manter o equilíbrio. Mas mesmo numa altura em que as limitações à circulação são elevadas (fruto do problema de saúde pública que atravessamos), nunca poderemos subestimar o efeito regenerador que a atividade física proporciona.

4. Simular o melhor ambiente de trabalho possível

Na impossibilidade de nos deslocarmos ao escritório, é indispensável que o local da casa que escolhemos para executar as nossas tarefas profissionais seja o mais sóbrio possível, conciliando uma atmosfera que permita um equilíbrio ideal entre concentração e conforto.

Remover, do nosso campo de visão, quaisquer objetos que possam remeter para momentos de lazer ou para os compromissos de família é um must. Ainda assim, os especialistas vão mais longe e não escondem que as maiores distrações são de natureza digital.

Aliás, numa conjuntura em que as conversas e reuniões em formato virtual regressam em força, voltamos a sublinhar os perigos que o tão famoso multitasking acarreta para a produtividade, à medida que o e-mail, o telemóvel e as redes sociais estão a meros segundos de uma consulta.

Sempre atenta aos desafios dos profissionais e das empresas, a Academia GROW desenvolve a formação financiada e não-financiada que permite antecipar o futuro. Já conhece o nosso Serviço Integrado? Entre em contacto connosco para mais informações!

Empresas

Quem as viu e quem as vê! Falamos das empresas portuguesas e estrangeiras que, ao longo de um ano atípico a todos os níveis, tiveram de reaprender a funcionar e a prosperar perante um contexto económico, social e sanitário inimaginável ainda há pouco mais de um ano.

Modelos de negócio que se reinventaram, equipas em teletrabalho, reuniões à distância, transformações súbitas nos comportamentos de consumo e – acima de tudo – a perceção de que era preciso encontrar respostas urgentes para um novo cenário.

Como a necessidade aguça o engenho, Portugal e o mundo assistiram a uma tão surpreendente quanto acelerada digitalização das empresas, precipitando chefias e equipas para um inusitado jogo, feito de novas regras e exigências.

E agora que uma nova variante de COVID-19 obriga a Europa a reforçar as suas lógicas de combate à pandemia, sabemos que as mudanças que se exigiram das empresas ao longo de 2020 não são temporárias. Vieram para ficar.

Um caminho sem retorno

A aposta numa gestão mais proativa e flexível, o estreitar dos laços de confiança entre colaboradores e parceiros, bem como a integração de novas competências de resiliência e adaptação na cultura organizacional contam-se entre os desafios que, de acordo com o Financial Express, vieram para ficar.

Mas indissociável deste “Novo Normal” é a crescente valorização que a literacia em ferramentas digitais assume. É, a este respeito, impossível não falar do boom que o nosso país testemunhou no e-commerce, reflexo da forma como empresas e clientes tiveram de adaptar-se às regras de confinamento, revolucionado os processos de consumo.

Claro está, no entanto, que a transição para o mundo digital é muito mais complexa e exigente. Entidades como a Porto Business School e a empresa belga Selligent Marketing Cloud mostram compreender muito bem o papel que o Marketing Digital e a Gestão da Dados assumirão nos próximos dias, meses e anos.

Afinal, agora que até os mais resistentes à mudança competem por uma presença relevante neste ecossistema virtual, saber comunicar, estabelecer estratégias eficientes, construir uma relação significativa com o consumidor e prever comportamentos tornou-se um must.

É, por isso, sem surpresa que os Recursos Humanos com estas características se apresentarão como preciosos ativos para empresas e gestores à procura da diferenciação e de lógicas inovadoras num panorama em que as regras ainda estão por escrever.

Sempre atenta aos novos desafios do universo económico e laboral, a Academia GROW tem vindo a desenvolver formação em áreas como o Marketing Digital. Fale connosco para ficar a par de uma oferta formativa adaptada – também ela – aos desafios do “Novo Normal”.

Empresas

A formação profissional é uma ferramenta de extrema importância para que indivíduos e organizações atinjam os seus objetivos, promovendo um aumento da capacidade de desempenho, satisfação pessoal e profissional.

Sendo a formação um elemento dinamizador da aprendizagem e do desenvolvimento organizacional, esta deve ser planeada e desenhada de forma regular e sistemática, com o objetivo da aquisição de novos conhecimentos e habilidades que permitam modificar comportamentos e adaptação a novas situações, aumentando o desempenho profissional.

Face à atual situação de pandemia COVID-19, o país foi obrigado ao confinamento e a adaptar-se a uma nova realidade, que nos mostrou ser possível continuar a desenvolver a nossa atividade profissional à distância, bem como continuar a apostar na nossa formação em absoluta lealdade aos nossos projetos de aprendizagem e evolução pessoal e profissional ao longo da vida. Através da utilização de soluções e aplicações tecnológicas inovadoras, podemos retomar o processo de aprendizagem de forma eficaz, potenciando as nossas habilitações e skills.

A formação à distância permite aumentar de forma rápida e sustentada as competências e os níveis de qualificação, tem cada vez mais procura por parte dos cidadãos e empresas que pretendem continuar a formar os seus colaboradores.  

A Academia Grow atenta aos novos desafios e contribuindo para mitigar o distanciamento social e confinamento a que todos estamos sujeitos, teve que se reinventar e capacitar a sua equipa de técnicos e formadores para os novos desafios da formação. Transitou os seus conteúdos pedagógicos para o contexto de aprendizagem a distância, criando um leque de soluções que satisfazem e respondem às necessidades dos seus clientes e do público em geral.

Através da utilização de plataformas tecnológicas inovadoras, a Academia Grow disponibiliza uma alargada oferta formativa que permite superar as dificuldades em tempo de pandemia, mantendo o padrão de aprendizagem em permanente inovação.

As atuais formas de organização da formação adotadas pela GROW, são:

• Curso em Live Streaming (sessões síncronas) – participação em simultânea de todos os formandos e formador, com interação em tempo real em sala de aula virtual;
• Cursos em e-Learning (sessões assíncronas) – permite aos participantes maior flexibilidade e uma aprendizagem adaptada ao seu ritmo e aos seus horários pessoais. Os materiais pedagógicos são disponibilizados na plataforma, permitindo aos formandos acederem aos mesmos quando quiserem.
• Curso em b-Learning (sessões assíncronas e presencias) – modalidade que combina sessões assíncronas e algumas sessões presenciais, vantajosas para esclarecer dúvidas junto do formador.
• Cursos presencias em sala de aula – apenas cursos que pelas suas características, não podem ser ministrados na modalidade de formação à distância.

Criando respostas à sua medida e apostando no investimento em novas competências, a Academia Grow, adaptou o seu catálogo de formação a esta nova realidade!

Consulte o nosso o site e inscreva-se nos cursos e áreas de formação do seu interesse.

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